Kennst Du dieses Gefühl? Du sitzt vor deinem Weiterbildungsstoff, schaust Dir den Berg an Unterlagen an und denkst Dir nur: „Wie zur Hölle soll ich das denn alles rechtzeitig in meinen Kopf bekommen?“
Keine Sorge: Du bist nicht allein mit Deinen Problemen.
Jeder, der eine Weiterbildung macht, kommt irgendwann an diesen Punkt. An den Punkt, wo einem einfach alles über den Kopf wächst…
In solchen Momenten hast Du zwei Möglichkeiten: Du kannst Dich einfach irgendwie durch den Stoff wühlen – oder Du nimmst Dir etwas Zeit und erstellst einen genauen Plan zum Lernen.
Kleiner Tipp: Der Lernplan ist meist die bessere Option. ;-)
Deshalb möchte ich Dir in diesem Artikel zeigen, wie Du mit dem kostenlosen Online-Tool „Trello“ einen praktischen Lernplan zusammenstellen kannst. Ich nutze Trello seit einigen Jahren für verschiedenste Anwendungsfälle – unter anderem zur Prüfungsvorbereitung und um mich systematisch durch den Lernstoff durchzuarbeiten. Mit den Ergebnissen war ich immer sehr zufrieden.
Was genau ist Trello und wie hilft es mir bei der Weiterbildung?
Trello ist im ursprünglichen Sinne ein klassisches Projektmanagement-Tool. Sobald man sich kostenlos angemeldet hat, kann man eine digitale Pinnwand, ein sogenanntes „Board“, anlegen. Darauf werden die verschiedenen Aufgaben gesammelt und geplant.
Für die konkrete Projektplanung stehen Dir zahlreiche Features zur Verfügung, die ich Dir später genauer vorstellen werde. Dazu gehören Checklisten, Erinnerungen an Deadlines, farbliche Labels, Kommentare und so weiter.
Das Schöne an Trello: Welche Aufgaben man plant, lässt sich völlig frei bestimmen. Manche nutzen das Tool für berufliche Projekte im Büro, manche planen ihren Sport damit, wiederum andere sammeln Rezepte und planen ihr Mittagessen mit Trello.
Wir wollen heute ein Board anlegen, mit dem Du Dich perfekt auf die Abschlussprüfung Deiner Weiterbildung vorbereiten kannst.
Dazu eine kleine Anmerkung vorweg: Unser Ziel ist eine übergeordnete Einteilung Deines Lernstoffs auf Wochenebene; für die tagesgenaue Planung würde ich eher auf andere Programme setzen, z.B. den klassischen Google Kalender.
Deshalb werde ich immer mal wieder darauf eingehen, wie man Trello am besten kombinieren und ergänzen kann.
Warum empfehle ich Dir Trello?
Ganz einfach: Weil ich bisher super Erfahrungen damit gemacht habe und mein Lernen verbessern konnte. Das hier ist kein Werbeartikel, ich bekomme nichts von Trello. Mir gefällt das Tool einfach und ich möchte Dir zeigen, wie Du es auch für Deinen Lernplan nutzen kannst.
Was mich besonders überzeugt, sind folgende Vorteile:
Hat Trello denn gar keine Schwächen?
Doch, natürlich bringt Trello auch einige Tücken mit sich. Das perfekte Planungstool, das alles kann, aber trotzdem leicht zu bedienen ist, gibt es leider nicht. Dazu bräuchte man die berühmt-berüchtigte „eierlegende Wollmilchsau“.
Auf folgende (verkraftbare) Nachteile musst Du Dich einstellen:
Unser Ziel: ein praktischer Lernplan zur Prüfungsvorbereitung
Was erhältst Du, wenn Du Dir die Zeit nimmst und meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung folgst?
Das große Ziel ist ein hilfreicher Lernplan, mit dem Du systematisch lernen und Dich auf die Prüfung vorbereiten kannst. Du weiß genau, welche To Do’s in den jeweiligen Wochen anstehen, kannst Deinen Fortschritt beobachten und hast Deinen Lernplan auf all Deinen Geräten griffbereit. Sollte sich Deine Planung unerwartet ändern, kannst Du mit wenigen Klicks darauf reagieren.
So könnte Dein Lernplan am Ende aussehen:
Die Vorbereitung: Was soll in den Lernplan aufgenommen werden?
Um den perfekten Lernplan zu erstellen, solltest Du zu Beginn ein paar Basisinformationen sammeln. Dazu zählen folgende vier Informationen:
- Wie viele Wochen hast Du insgesamt zum Lernen zur Verfügung?
- Wie viele Stunden kannst Du pro Woche in die Weiterbildung investieren?
- Wie viele Themenbereiche (z.B. Controlling, Rechnungswesen) musst Du insgesamt bearbeiten?
- Welche Aufgaben (z.B. Skripte lesen, Formeln auswendig lernen, alte Prüfungsfragen bearbeiten) fallen innerhalb eines Themenbereichs an?
Mit diesem Wissen kannst Du den Grundstein Deines Plans legen. Du weißt jetzt, in welcher Zeit Du welche Themenbereiche lernen musst. Damit ergibt sich automatisch, wie viel Zeit Du pro Themenbereich maximal zur Verfügung hast.
Außerdem hast Du Dir bereits Gedanken gemacht, welche Aufgaben innerhalb eines Themenbereichs anfallen werden. Den einzelnen Aufgaben kannst Du dann später eine Zeit für die Bearbeitung zuordnen.
Besonders einfach ist die zeitliche Einteilung, wenn Du ein genaues Kriterium als Basis nutzen kannst.
Das kann etwa die Seitenzahl Deiner Skripte sein. Wenn Du beispielsweise weißt, dass Du insgesamt 300 Seiten für den Bereich „Rechnungswesen“ lesen musst, kannst Du Dir vornehmen, jede Woche 50 Seiten zu schaffen.
Eine andere Möglichkeit sind alte Prüfungsaufgaben. Wenn Du insgesamt 8 alte Prüfungen zum Üben gekauft hast, könnte in deinem Plan „Eine alte Prüfung pro Woche“ stehen.
Zwei Lernpläne für mehr Übersicht
Kleiner Tipp aus der Praxis: Ich nutze gerne zwei Lernpläne für die optimale Vorbereitung. Mit dem ersten Plan organisiere ich, wie ich den gesamten Stoff einmal durcharbeite. In dieser Zeit orientiere ich mich in der Regel an den Seitenzahlen meiner Skripte, um genaue Ziele zu definieren.
Am Ende dieser Phase startet dann der zweite Lernplan. Er fokussiert voll auf die Prüfungsvorbereitung und hilft mir, die Inhalte zu wiederholen und gezielt Übungsaufgaben zu rechnen.
Der entscheidende Vorteil dieser Methode ist die Übersichtlichkeit. Die aufgeteilten Lernpläne sind nicht ganz so umfangreich wie ein großer Gesamtplan. Außerdem bezieht sich jeder Plan auf einen kürzeren Zeithorizont. Dadurch wird die Planung genauer, weil man nicht allzu weit in die Zukunft schauen muss.
Konkrete Umsetzung: Lernplan erstellen mit Trello
Nun steigen wir direkt ins Tool ein. Die Anmeldung kannst Du unter https://trello.com/signup vornehmen, eine allgemeine Übersicht der Funktionen findest Du unter https://trello.com/tour, ein kurzes Tutorial (auf Englisch) gibt es hier: http://help.trello.com/article/899-getting-started-video-demo.
Ich werde im Laufe des Artikels immer mal wieder einzelne Funktionen vorstellen. Eine detaillierte Einführung in das gesamte Tool würde allerdings den Rahmen sprengen.
Schritt 1: Themenbereiche definieren
Nachdem wir unser Board erstellt haben (z.B. mit dem Namen „Prüfungsvorbereitung“) ist der erste Schritt für uns folgender: Wir legen für jeden Themenbereich eine Liste in unserem Lernplan an. Das könnten beispielsweise „Controlling“, „Recht und Steuern“ und „Kosten- und Leistungsrechnung“ sein.
Oft ist es hilfreich, die Prüfungsbereiche Deiner Weiterbildung als Themenbereiche zu nutzen. So behältst Du noch besser den Überblick.
Zusätzlich solltest Du noch eine Liste „Allgemeine Aufgaben“ anlegen. Dort kannst Du bei Bedarf verschiedene, organisatorische Themen vermerken, etwa die Prüfungsanmeldung oder die Ausleihe eines bestimmten Buches.
Schritt 2: Basisinfos für die Themenbereiche
Als nächstes schreiben wir in jede Liste die Basisinfos zum jeweiligen Themenbereich. Dazu nutzen wir die Karten, die man bei Trello anlegen kann. Folgende Daten solltest Du Dir aufschreiben:
- In welchen Zeitraum soll das Themengebiet bearbeitet werden?
Beispiel: „KW 32 – 40“ - Welche Fortschritte will ich pro Woche erreichen?
Beispiel: „Wöchentliches Ziel: 2,5 Stunden“ oder „Wöchentliches Ziel: 30 Seiten“ - Eine Übersicht aller Aufgaben für den Themenbereich: Diese Karte ist besonders wichtig für die Übersicht und die weitere Planung. Lege eine Karte an, die eine Checkliste enthält. In dieser Checkliste stehen alle To Do’s in sehr allgemeiner Form.
Beispiel: „Alte Prüfungen lernen“, „350 Seiten lesen“ oder „Übungsaufgaben rechnen“
Schritt 3: Wochenplanung in Form einzelner Karten
Das zentrale Element bei Trello sind die Karten. Sie symbolisieren einzelne Aufgaben oder Aufgabenpakete. Wir nutzen sie in unserem Lernplan, um die einzelnen Wochen zu verplanen.
Erstelle für jede Woche eine Karte mit folgenden Informationen:
- Kalenderwoche für die Bearbeitung
- Zu erledigende Aufgaben
- Die geschätzte Zeit für die Aufgabe
Konkret könnte die Karten also folgendermaßen heißen:
- „KW 32: Alte Prüfung 2015 rechnen (4 Stunden)“
- „KW 33: Bilanzkennzahlen auswendig lernen / Übungsaufgaben (6 Stunden)“
- „KW 34: Skript 3 lesen (2 Stunden)“
Wenn Du verschiedene, kleine Aufgaben für eine Woche planen möchtest, kannst Du auch mehrere Karten für eine Woche anlegen. Achte aber darauf, dass es nicht zu kleinteilig wird.
Das ist schließlich nicht unser Ziel; wir wollen eine übersichtliche Grobplanung erstellen.
Alle Aufgaben zu definieren, ist der aufwändigste, aber auch wichtigste Teil unseres Lernplans. Hierfür solltest Du Dir besonders viel Zeit lassen: Hast Du erstmal eine gute Planung erstellt, wird die Prüfungsvorbereitung insgesamt deutlich einfacher.
So klappt es mit der perfekten Aufgabenplanung
Wenn Du Deine Aufgaben auf die Wochen verteilst, ist es sehr hilfreich, rückwärts vorzugehen. Starte also in der letzten Woche und arbeite Dich nach vorne. Die letzten Aufgaben sind meist einfacher zu bestimmen (in der Regel „Alte Prüfungen bearbeiten“ oder „Auswendig lernen“) und helfen Dir dadurch bei der Einteilung.
Außerdem solltest Du immer ein paar „Puffer-Wochen“ einbauen. Entweder am Ende der Lernphase oder in regelmäßigen Abständen innerhalb des Lernplans. Egal, wie gut Du planst, es kann (und wird) immer etwas dazwischenkommen.
Da sind Puffer Gold wert!
Denk bei Deiner Planung auch an organisatorische Aufgaben oder feste Termine, die Du beachten musst. Sonst läufst Du Gefahr, dass Dein Lernplan plötzlich nicht mehr aufgeht, weil Du einige To Do’s vergessen hast.
Schritt 4: Ergänze die Fristen für alle Aufgaben
Eine praktische Trello-Funktion, die Du nutzen solltest, sind die Fristen. Damit kannst Du jeder Karte ein Fälligkeitsdatum zuordnen. Da die einzelnen Karten nach Wochen aufgeteilt sind, steht auch die Deadline schon fest und kann leicht eingetragen werden.
Wenn Du Fälligkeitsdaten verteilst (was leider etwas aufwändig ist), hast Du folgende Vorteile:
- Alle Karten, die bald fällig sind, werden automatisch farblich hervorgehoben.
- Du kannst am Ende einer Woche filtern, welche Karten in der kommenden Woche bearbeitet werden müssen.
- Du kannst Dir Deinen Lernplan in der Kalenderansicht anschauen (siehe unten).
- Du kannst Dir die Deadlines in Deinem normalen Kalender anzeigen lassen (siehe unten).
Warum Du Deine Fristen immer auf Samstag setzen solltest
Trello bietet die praktische Filterfunktion „Alle Karten anzeigen, die innerhalb der nächsten Woche fällig sind“. Das ist besonders hilfreich, um Dir sonntags anzuschauen, was in der kommenden Woche ansteht.
Vorsicht: Wenn Du sonntags filterst, werden nur die Karten mit Fristen bis einschließlich Samstag angezeigt. Willst Du diese Möglichkeit nutzen, sollten alle Fälligkeitsdaten auf Samstag gesetzt werden.
Schritt 5: Definiere farbige Labels, um Deine Fortschritte zu messen
Ein Lernplan macht nur dann Spaß, wenn er auch Fortschritte sichtbar macht. Sonst kommt die Frustration schneller, als man denkt.
Deshalb solltest Du die farbigen Labels von Trello nutzen. Die kannst Du frei definieren und an jede Karte vergeben. Für den Lernplan und unsere Wochenaufgaben bieten sich folgende Labels an:
- Grün: Erledigt
- Gelb: Noch nicht abgeschlossen
- Rot: Nicht begonnen
Damit kannst Du jede Woche markieren, ob Du Dein Soll erfüllt hast: Grün bekommen alle planmäßig bearbeiteten Karten. Gelb steht für alle Aufgaben, die Du zwar begonnen hast, aber nicht rechtzeitig abschließen konntest. Ein rotes Label erhalten alle Karten, die Du nicht bearbeitet hast, obwohl es in Deinem Plan stand.
Wenn Du Deine wöchentliche Detailplanung machst (siehe unten), siehst Du sofort, welche To Do’s der letzten Woche noch offen sind. Daran kannst Du Deine Planung anpassen, sodass Du nicht allzu sehr in Rückstand gerätst.
Ein weiterer Effekt der farbigen Labels: Wenn alles grün ist, weißt Du, dass Du perfekt im Lernplan liegst und kannst stolz auf Dich sein!
Nicht übertreiben mit den bunten Farben
Trello bietet nicht nur rot, gelb und grün als Labelfarben, sondern eine sehr umfangreiche Farbpalette. Du könntest also zum Beispiel noch blau hinzunehmen und damit besonders wichtige Aufgaben markieren.
Aber Vorsicht: Wenn Du zu viele Labels einsetzt, wird der Lernplan schnell unübersichtlich. Mehr als vier bis fünf Farben solltest Du wirklich nicht nutzen.
Zwischenfazit: Dein eigener Lernplan mit Trello
Wenn Du alle fünf Schritte befolgst hast, ist Dein persönlicher Lernplan fertig. So könnte er dann aussehen:
Was Du während der Lernphase tun solltest, damit Dein Lernplan funktioniert
Damit Dein Lernplan Dir wirklich hilft und Du Deine Fortschritte immer im Blick hast, solltest Du Dein Trello-Board regelmäßig aktualisieren. Mit folgenden Schritten bist Du perfekt organisiert:
Schritt 1: Wöchentlicher Ausblick
Schau Dir jeden Sonntag an, was in der kommenden Woche auf dem Plan steht. Am besten nutzt Du dafür die praktische Filterfunktion, erinnerst Du Dich?
So kannst Du Dich erstens darauf einstellen, mit welchen Themen Du Dich beschäftigen wirst und zweitens kannst Du detailliert Deine Woche planen. Schließlich sorgt Trello nur für eine Wochenübersicht; an welchen Tagen Du lernst, haben wir noch nicht festgelegt.
Ich nutze für die Detailplanung den klassischen Google Kalender und plane jeden Sonntag meine Woche. Sonntags kenne ich nämlich schon alle sonstigen Termine und kann genau bestimmen, an welchem Wochentag und zu welcher Uhrzeit ich meine Lernaufgaben erledige.
Diese Wochenplanung dauert maximal eine halbe Stunde und ist für mich mittlerweile unverzichtbar für erfolgreiches Lernen.
Schritt 2: Regelmäßig die Fortschritte markieren
Nutze regelmäßig die farblichen Labels, um alle Fortschritte festzuhalten. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie sofort grün markiert.
Falls Du ein To Do nicht wie geplant abschließen konntest, solltest Du das auch markieren. Nutze Deine Planung am Sonntag auch für einen Rückblick und verteile gelbe bzw. rote Labels an alle offenen Aufgaben, die eigentlich schon fertig sein sollten.
Diese Infos kannst Du anschließend für die detaillierte Tagesplanung nutzen. Plane rote und gelbe Aufgaben zusätzlich ein und versuche, sie zügig abzuarbeiten. Dann musst Du vielleicht eine Woche etwas mehr Zeit investieren, bist danach aber wieder auf dem aktuellen Stand Deines Lernplans.
Schritt 3: Auf die Erfolge zurückschauen
Dieser Aspekt ist ganz wichtig, damit Du langfristig motiviert bleibst! Ein guter Lernplan zeigt Dir nämlich nicht nur, was Du noch alles zu tun hast, sondern auch, was Du bereits geschafft hast.
Schau Dir also regelmäßig die Karten mit den grünen „Erledigt“-Labels an und sei einfach stolz auf Deine Leistung. So holst Du Dir einen weiteren Motivationskick für die nächsten Aufgaben.
Wenn Du magst, kannst Du Dir auch ein kleines Belohnungssystem einrichten, zum Beispiel „10 grüne Karten = eine Belohnung“. Dann gönnst Du Dir mal wieder einen Abend mit Freunden, dein Lieblingsessen oder gehst in Ruhe shoppen.
Gerade bei langen Weiterbildungen ist es wichtig, dass Du einen individuellen Weg findest, wie Du motiviert bleibst.
Fazit: Ein wenig Aufwand mit großem Effekt für Deine Leistung
Damit ist unser Trello-Lernplan auch schon fertig und Du bist perfekt für Deine Weiterbildung gerüstet. Du hast nun einen genauen Überblick, was Dich in den kommenden Wochen und Monaten erwartet. Und Du kannst Dir regelmäßig Deine Fortschritte ansehen und bleibst (hoffentlich) dauerhaft motiviert.
Dafür sollte sich der Aufwand für den Lernplan gelohnt haben, oder?
Für die detaillierte Tagesplanung solltest Du dann noch einen klassischen Kalender hinzunehmen. Mein System mit dem Google-Kalender habe ich Dir oben vorgestellt, aber selbstverständlich gibt es noch eine Reihe anderer Möglichkeiten. Ob Smartphone-Kalender, klassischer Taschenkalender aus Papier oder ein anderer, digitaler Kalender: Die Möglichkeiten sind groß.
Such Dir einfach eine Lösung, die Dir am besten gefällt und die möglichst reibungslos funktioniert.
Und falls Du Deinen Lernplan noch etwas aufhübschen möchtest, habe ich noch ein paar Bonus-Features für Dich, die man zwar nicht unbedingt braucht, die aber sehr hilfreich sein können.
Bonus: Praktische Trello-Features, die Du kennen solltest
Das Kalender-Feature:
Unter „Menü anzeigen – Extras – Kalender“ kannst Du die Kalenderfunktion von Trello aktivieren. Dann erscheint oben im Menü ein Link zur Kalenderansicht. Dort werden alle Karten aufgelistet, denen Du ein Fälligkeitsdatum zugeordnet hast.
Diese Funktion kann hilfreich sein, um den Überblick etwas zu verbessern. Leider ist der Kalender recht simpel und kann definitiv nicht mit klassischen Kalendertools mithalten. Ob er Dir hilft, solltest Du selbst prüfen.
Kommentare und Links innerhalb der Karten:
Wenn Du auf eine Karte klickst, hast Du die Möglichkeit ergänzende Kommentare zu verfassen und Links anzuhängen (auf der rechten Seite sind die entsprechenden Buttons). Das kann durchaus hilfreich sein, wenn Du einige Zusatzinfos für die Karte festhalten willst.
Die einzige Gefahr bei den Kommentaren: Wenn man zu viele Kommentare schreibt, wird es schnell unübersichtlich.
Checklisten für einzelne Karten:
Eines meiner Lieblingsfeatures von Trello: Du kannst ganz einfach Checklisten anlegen und die einzelnen Punkte schrittweise abhaken. So hast Du noch mehr Überblick und erhältst auf der Karte eine zusätzliche Info, die Dir anzeigt, wie viel Prozent Du schon erledigt hast.
Zusätzliche Mitglieder für den Lernplan zulassen:
Da Trello ursprünglich für die Teamarbeit gedacht ist, kannst Du alle Boards problemlos für Deine Freunde freigeben. So könnt Ihr gemeinsam lernen und Euch gegenseitig motivieren.
Klicke einfach oben rechts auf „Menü anzeigen – Mitglieder hinzufügen“ und lade Deine Freunde per Mail ein.
Karten archivieren und für mehr Überblick sorgen:
Jede Karte, die Du in Trello erstellst, lässt sich archivieren. Dazu klickst Du auf die Karte, anschließend klickst Du unten rechts auf „Archiv“. Dann wird sie vom Board entfernt, kann im Notfall aber noch zurückgeholt werden – ähnlich wie beim Papierkorb Deines Computers.
Fertig bearbeitete Karten musst Du also nicht mit einem grünen Label versehen, sondern kannst sie auch direkt archivieren. Ich würde Dir allerdings die Variante mit den farbigen Labels empfehlen, sonst verlierst Du den Überblick über Deine Fortschritte.
Das ist aber sicherlich Geschmackssache.
Jetzt kennst Du all meine Tipps und Tricks für einen Lernplan in Trello. Wirst Du Dir auch einen solchen Lernplan erstellen? Oder nutzt Du lieber andere Tools für Deine Organisation?
Hast Du Lust auf mehr Lerntipps?
Melde Dich jetzt zum Newsletter an und Du erhältst regelmäßig neues Wissen für die Weiterbildung.
